各研究生培养单位：

研究生档案是记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。凡我校录取的研究生，其报考材料以及从进校到毕业离校前的各个阶段，均要建立相应的档案材料。研究生档案分为业务档案和人事档案两大类，由各培养单位分管研究生教育的副院长负责，并安排专人具体办理，档案应保存在保险柜或铁皮柜中，要求做到安全、保密。研究生人事档案是指原有个人档案（高中阶段、大学阶段、在职阶段）及研究生在报名、招生、录取、培养、毕业、学位授予、就业等活动过程中形成的，记载个人学习情况、政治思想品德、科研能力、奖惩情况的具有重要保存价值的文字材料，离校时转寄（清单见附件1）。研究生业务档案是指研究生培养和学位授予过程中形成的一系列档案材料，毕业后留存在各研究生培养单位（清单见附件2）。

本次清查工作要求与时间节点如下：

   一、各培养单位全面清查2023级研究生的档案情况。如有研究生档案未到，根据要求催调档案并补全材料（在校生人事档案应该至少具备附表1的1-4项，业务档案按照培养阶段留存），并按照要求填写《研究生档案未在校情况统计表》（附件3）。

   二、各培养单位对2023级入学研究生开展新生入学资格复查。严格按照学生信息的“六对照”原则：即新生录取电子档案照片、录取通知书、身份证、学历证书、个人档案和考生本人六项要一一对应，认真开展资格审查，主要包括以下方面：

（1）复查录取手续及程序等是否合乎国家招生规定。（2）复查所获得的录取资格是否真实、合乎相关规定。（3）复查政审结果与档案记录是否一致。（4）复查本人身份证、毕业证书、录取通知书是否真实有效。（5）复查前置学历：高职高专毕业生录取为硕士研究生的，应已取得高职高专毕业学历并满2年；应届、往届等国家承认学历的本科毕业生录取为硕士研究生的，应取得本科毕业证书；本科结业生报考硕士研究生需在报名时具有结业证。（6）查验研究生个人档案：认真查验研究生新生档案的密封状态，对报到时未提交档案的研究生新生，要及时跟踪档案的流转状态，接收时予以查验；及时整理研究生新生档案，核查档案中身份信息、党团关系、出生日期、照片、简历等重要信息是否与本人一致。（7）复查健康情况：按照国家研究生招生有关规定，结合研究生新生入学体检结果，核查研究生新生是否适宜在校学习。

各培养单位要严格履行职责、切实做好研究生新生入学资格复查工作，应成立研究生新生入学资格复查工作小组，制定具体方案，明确分工，责任到人，将研究生新生入学资格复查工作落到实处。各研究生培养单位填写《研究生入学资格复查情况汇总表》（附件4，需签字盖章）和《研究生新生入学资格复查异常情况统计表》（附件5，无异常不填写）.

 四、时间节点

各培养单位在2023年11月16日前将《研究生档案未在校情况统计表》（附件3）、《研究生入学资格复查情况汇总表》（附件4）和《研究生新生入学资格复查异常情况统计表》（附件5）的电子版与签字盖章纸质版交至研究生处培养科。

 附件1：研究生人事档案袋封面.docx

 附件2：研究生业务档案袋封面.docx

 附件3：研究生档案未到校情况统计表.xlsx

 附件4：研究生入学资格复查情况汇总表.xlsx

 附件5：研究生新生入学资格复查异常情况统计表.docx

 附件6：研究生入学信息登记表.docx

研究生处

2023.10.16